Kto zgłosi więcej bzdur, czyli jak zabić lean skrzynkami pomysłów i jeszcze za to zapłacić

System sugestii pracowniczych to jak rozdanie mikrofonów wszystkim na firmowej wigilii – niby demokratycznie, ale po trzecim pomysłowym wystąpieniu już wiesz, że to był błąd.

Taki system często w firmach bywa pierwszym krokiem w stronę lean. Brzmi dobrze: zaangażowanie zespołu, małe usprawnienia, kaizeny, energia oddolna. Czasem nawet prezes deklaruje, że sam zgłosi ze sto pomysłów.

ALE

Lean nie zaczyna się od pomysłów. Zaczyna się od standardów. Bo jeśli nie ma ustalonego sposobu pracy, to nie ma czego usprawniać. Pomysł bez punktu odniesienia to tylko opinia. Standard to baza i dopiero na nim można budować.

Jak firma ma już standardy to jeszcze musi mieć moce przerobowe, żeby system sugestii nie stał się festiwalem frustracji. Ludzie zgłaszają pomysły, nikt nie reaguje, nic się nie zmienia i temat się pali. A jak raz się spali, to odbudować zaufanie jest trudniej niż relację między Ross'em a Rachel po tym, jak „mieli przerwę'.

System sugestii to świetna sprawa.

Może to wyglądać, że neguję samą ideę systemów sugestii, ale jest wprost przeciwnie. One są świetne: dają ludziom głos, pokazują, że ich zdanie się liczy
i potrafią wyłapać rzeczy, których żaden manager nie zauważy zza biurka. Problem zaczyna się wtedy, gdy firma wrzuca system na produkcję jak niedopieczony sernik – bez standardów, bez celu, bez kultury feedbacku.
I zamiast pachnącego kaizenu mamy zakalec.

Firma musi wiedzieć, kiedy jest TEN moment na wdrożenie. Gdy wie, co chce osiągnąć, ma zasady gry i ludzi, którzy potrafią słuchać. Inaczej to strata czasu. Bo system nie działa sam. Potrzebuje liderów, którzy analizują pomysły, dają szybki feedback i decydują, co warto wdrożyć. Bez nich nawet najlepszy formularz to tylko papier.

Pomysł za pieniądze? Lepiej nie.

Niektórzy próbują motywować pracowników finansowo: Zgłoś pomysł - dostaniesz stówkę. Albo systemy punktowe. Brzmi jak zbieranie naklejek do Gangu Słodziaków, ale może prowadzić do patologii. Znam przykład, gdzie technolog dogadał się z operatorem CNC, że ten będzie pisał za niego programy, zgłosi to jako pomysł, a technolog mu to zatwierdzi. Sytuacja WIN-WIN. Tylko firma LOSE.

W korporacjach, gdzie KPI to „6 pomysłów na głowę rocznie”, ludzie zgłaszają rzeczy typu:

• Kupić mleko bez laktozy.
• Skosić trawnik i przyciąć żywopłot.
• Wyjustować instrukcję.

To nie sarkastyczne przykłady z Copilota tylko z systemu, za który byłem odpowiedzialny. Rocznie do przeprocesowania mieliśmy ponad 3500 pomysłów. Zdarzały się perełki, ale tak się nie zmienia kultury. Tak się zmienia statystyki.

Nie każdy pomysł to dobry pomysł.

Czasem słyszyszę, że należy usprawniać wszystko, wszędzie, że każdy pomysł się liczy. Brzmi ambitnie, ale nikt nie ma nieograniczonych zasobów i trzeba wybierać co da nam największą korzyść.

Z innej strony jeśli coś poprawia pracę jednej osoby, a rozwala przepływ na całej linii to jest to jedynie lokalna optymalizacja.

Teoria Ograniczeń mówi, że nie chodzi o to, żeby robić lokalne optymalizacje, jeśli cały system się nie poprawia. Dlatego warto wdrażać tylko te pomysły, które:

• zwiększają przerób,
• redukują zapasy,
• obniżają operacyjne koszty.

Lean to nie konkurs pomysłów. To gra zespołowa z zasadami. A system sugestii to nie magiczna skrzynka, tylko narzędzie jak śrubokręt. Można nim coś naprawić, ale można też nim podrapać się po głowie i powiedzieć: No nie wiem, może kupmy mleko bez laktozy?

Więc zanim rozdasz mikrofony, upewnij się, że masz scenariusz, reżysera i ekipę, która wie co robić. Inaczej zamiast leanowego musicalu będzie firmowy kabaret. I to taki, co nie śmieszy.

kontakt@szefprodukcji.pl

+48 661 098 407